Escribir informes efectivos pensando en calmar la ansiedad

Hay algo que últimamente he estado pensando con respecto al mindset necesario a desarrollar para hacer informes efectivos. En resumen, escribir menos, resaltar más, ir más al grano lo antes posible.

Esto me resulta muy importante ya que vamos a seguir teniendo contextos donde tenga sentido entregar informes o documentación, por más que la tendencia ágil desvaloriza la documentación (con lo cual estoy muy de acuerdo, es más importante dedicar tiempo a concretar tus objetivos que a documentar el plan y el resultado de esos objetivos). Y no me refiero solo al testing, sino a cualquier actividad que implique un reporte o informe.

Lo que veo muy a menudo, tanto colaborando con gente en mi equipo como en documentos o informes que uno lee por ahí o que un cliente o partner le facilita, son los siguientes problemas:

• Mucha letra, mucha vuelta antes de llegar a encontrar lo que tiene valor.
• Falta de estructura.
• Falta de resaltar lo importante.

Creo que tenemos que aceptar que el que va a leer el informe por lo general no lo va a leer con calma, detenidamente, palabra por palabra. El lector lo que va a hacer es mirar el documento e intentar avanzarlo en la forma más diagonal posible, o sea, leyendo lo menos posible para intentar reconocer dónde hay información útil. Una vez que algo le llama la atención y dice “acá puede haber algo útil” quizá se detenga a leer ese párrafo.

Sabiendo esto, creo que podemos facilitarle la vida al lector si:

• Reducimos la cantidad de palabras.
• Reducir formalismos, introducciones extensas. “En este documento se busca llegar al objetivo de …”, eso es solo decoración, no tiene valor.
• Usamos negritas o subrayado para resaltar la frase más importante de cada párrafo, la frase que al leerla te de la idea de qué se está hablando en ese párrafo.
• Hacemos un resumen ejecutivo al inicio y en este realmente se resume el documento, o sea, me explica cómo se llegó de A hasta B, enfatizando todo lo importante de B. O sea, ¿cuáles son los principales takeaways que se llegaron a encontrar?

Una forma de ver esto es pensar en que tenemos que escribir el documento pensando en calmar la ansiedad de la persona que lo va a leer. El lector tiene poco tiempo por lo general, recibe un mail con un informe, ve un archivo que tiene que leer porque en él hay información importante en base a la cual tiene que tomar una decisión probablemente, entonces ahí empieza la ansiedad.

¿Cómo hacemos para calmar esa ansiedad en la primera página, o en el primer párrafo?

Si entrenamos esto, quizá logremos trasladar estas buenas prácticas a los mails o mensajes escritos en general, con lo cual vamos a ser más eficientes nosotros al escribir y ayudar a otras personas a ser más eficientes al leer.

Lindo desafío.